Das Problem - oder: Die Realität

Man sagt, dass mehr als zwei Drittel der Geschäftsprozesse in deutschen Unternehmen auf Excel oder Access basieren...

Wie ein Excel-"Problem" entsteht

Hier eine beinahe klassische Beschreibung, wie - vorwiegend im Mittelstand - mit Excel gearbeitet wird.

Obwohl bekannt ist, dass es sich um ein Tabellenkalkulationsprogramm handelt, wird es oft zur Datenverwaltung genutzt (im Sinne einer Datenbank verwendet)

Ein Drama... in vier Akten:

  • 1. Akt: Der Beginn

    Der Chef / Teamleiter möchte schnell eine "Aufstellung über 'xyz'" Seine fleissige Mitarbeiterin - nennen wir sie Ina - muss schnell ein akzeptables Ergebnis liefern. Ihr kommt in den Sinn, dass das ja mit Excel gehen müsse. Ina legt los. Kurz darauf ist ihr Chef begeistert - eine Tabelle - alles auf einen Blick - genau so hatte er sich das schon immer gewünscht.

  • 2. Akt: Die Fortsetzung

    Toll finden es zu Beginn auch die Kollegen: Das ist ja mal was - man hat alles auf einen Blick, Excel können alle, keiner wird "abgehängt", gut dass sie es so toll gemacht hat. Lob von allen Seiten. Ina ist weiterhin fleissig und erweitert wie von diversen Anwendern gewünscht die Excel-Tabelle - was nicht passt wird passend gemacht, neue Infos kommen in eine neue Spalte, dann das Ganze per Mail versendet (schliesslich will man ja informieren...) Ausserdem hat Ina ein paar tolle Features eingebaut - klasse, was alles mit Excel so geht.

  • 3. Akt: Das Drama beginnt...

    Nach einiger Zeit hat man diverse Versionen ein und derselben Excel-Tabelle. Der "Abstimmungskrieg" beginnt. "Wir müssen uns besser abstimmen..." .. so der Tenor der Beteiligten. Die IT wird hinzugezogen. "Die aktuelle Version liegt nun immer auf Laufwerk 'X:/'". Eine zeitlang geht es nun so weiter. Ina - die ursprüngliche Erstellerin der Excel-Tabelle - ist nun anderweitig tätig und nicht mehr greifbar. Die Excel-Tabelle ist nach wie vor wichtig (und wird immer wichtiger) für das Tagesgeschäft. Die Problemchen häufen sich.

    Gleichzeitige Zugriffe lassen immer öfter merkwürdige Fenster erscheinen. Daten werden von "jemand" überschrieben. "Wer hat das geändert?" "Kann ich auch von zuhause aus drauf zugreifen?" "Wir müssen immer in alle Tabellen schauen, um den aktuellen Wert zu ermitteln..." Der "xxx" (hier ein beliebiges Wort für einen Bericht einsetzen, der in immer wiederkehrenden Abständen erstellt werden muss) muss unbedingt fertig werden.... Das ist immer eine Riesenarbeit, aus allen Exceltabellen die Daten zu ermitteln...und das jeden Monat...

  • 4. Akt: Das "grosse" System

    Das "grosse" System ist im Anmarsch. Es soll bald kommen. Fieberhaft wird an der Einführung gearbeitet. Die (oft überlastete) IT gibt sich optimistisch: "Nur noch ein halbes Jahr..." Es ist keine Rede davon, wie nächsten Monat, nächste Woche, ja morgen gearbeitet werden soll.. Die Mitarbeiter verlieren viel Zeit an der Excel-Tabelle.. Der Ruf nach einer Zwischenlösung wird laut. "Wie soll das weitergehen?"... "Das müsste mal ein Spezialist programmieren..."

Die Lösung

Sie suchen nach einem Excel-Programmierer. Nun kann ich Ihnen auf diverse Arten weiterhelfen. Warum Excel - haben Sie schon mal über eine webbasierte Lösung nachgedacht? (und man kann auch daraus Daten im Excelformat exportieren...)

Nach einer ersten Bestandsanalyse legen wir beispielsweise gemeinsam fest: Ist dies überhaupt ein "Excel-Problem"?

Bewährt hat sich eine Vorgehensweise in drei einfachen Schritten....